Meetings sind vermutlich in vielen Unternehmen die größten Zeitfresser bei maximaler Ineffizienz. Aber gerade Meetings sind ein wichtiger Teil der Produktivität und Wertschöpfung.

Schließlich werden in

Meetings

Probleme gelöst, Ideen entwickelt und die nächsten Projektschritte besprochen. Soweit zumindest die Theorie. In der Praxis kenne ich jedoch niemanden der nicht schon einmal die Diskussion zur Sinnhaftigkeit vieler

Besprechungen

, mit einem Kollegen geführt hat. Aber was macht eigentlich ein gutes

Meeting

aus? Wie sollten wir eine

Besprechung

strukturieren, um die Zeit effektiv zu nutzen?

Das Meeting als Erfolgsfaktor.

Für mich ist ein

Meeting

nicht anders zu betrachten als ein Werkzeug zur

Unternehmensentwicklung

. So wie ich einen Prozess verwende und verbessere, oder eine agile Methode einsetze, um ein Ergebnis zu erzielen, so betrachte ich auch das

Meeting

. Hier sollen aus meiner Sicht Fragen und Probleme geklärt werden, die nächsten Schritte eingeleitet werden und gemeinsam geschaut werden, ob wir auf dem richtigen Weg und im Soll Plan sind. Das schafft Orientierung.

Vorbereitung eines Meeting.

Ganz einfach betrachtet benötigt eine

Besprechung

zunächst ein Ziel. Ohne Ziel würde ich weder ein

Meeting

veranlassen, noch zu einem gehen. (Okay, es kommt immer darauf an, wer es innerhalb der Hierarchie einberufen hat) Ohne Ziel kann ich mich schließlich nicht vorbereiten. Des Weiteren sollte die Agenda bekannt sein, denn durch eine kurze, knackige Agenda bekomme ich Orientierung und ich kann mich nicht nur vorbereiten, sondern ich kann mich GUT vorbereiten. Diese zwei Punkte sind für mich wirklich, das absolute Minimum für ein

Meeting

. Wenn die Zeit dann noch effektiver genutzt werden soll, macht es in vielen Fällen Sinn, maximal eine Seite als Zusammenfassung, zum Stand der Dinge vorzubereiten. Senden Sie diese als Anlage zur Einladung, oder ein paar Tage vor dem

Meeting

an die Teilnehmer. Alle Teilnehmer können sich so Überblick verschaffen und Sie können im Rahmen der

Besprechung

offene Fragen zum Stand der Dinge klären und konkrete Probleme lösen. Die Grundlage für das

Meeting

wird somit durch die Zusammenfassung geschaffen und jeder ist auf dem aktuellen Stand der Dinge. Durch dieses Vorgehen finden Sie direkt heraus, wer nicht vorbereitet ist, da diese Personen nicht mitdiskutieren können. Team Mitglieder, denen jedoch am Erfolg des

Meetings

gelegen ist und die eigenverantwortlich handeln, werden vorbereitet sein. Ich gebe zu, das ist eine etwas harte Herangehensweise. Schauen Sie ob es sich für Sie und Ihr Unternehmen richtig anfühlt, oder eben auch nicht.

• Ziel definieren
• Agenda vorbereiten
• Zusammenfassung zum Stand der Dinge versenden

Durchführung eines Meetings.

Soweit so gut, die Vorbereitungen sind abgeschlossen und die Team Mitglieder sind auf dem Weg. Der Raum füllt sich und alle schauen auf den Moderator. Welcher Moderator? Genau.

• Wer ist für das Meeting verantwortlich?
• Wer führt durch die Agenda?
• Wer steuert das Meeting so, dass das Ziel erreicht wird?
• Wer schreibt das Protokoll?

Diese Fragen sollten sollten im Vorfeld, oder spätestens zu Anfang des

Meetings

geklärt sein. Ein weiterer wichtiger Punkt, ist die Zeit und die Sinnhaftigkeit vieler Diskussionen. Nutzen Sie zwei Rollen in Ihren

Besprechungen

und verteilen Sie diese an zwei der Teilnehmer.

Der Timekeeper.
Arbeiten Sie mit Zeitfenstern und unterteilen Sie ihr

Meeting

in zeitliche Einheiten. So stellen Sie sicher, dass Sie sich zeitlich nicht verzetteln und die Diskussionen fokussiert bleiben. Ganz nach dem Motto: Zeit ist Geld. Am Anfang etwas ungewöhnlich, mittelfristig jedoch sehr effizient. Kein Gerede um den heißen Brei, sondern Ideen, Diskussionen und Lösungsansätze auf den Punkt. Der Timekeeper behält dabei die Zeit im Auge und informiert die Teilnehmer regelmäßig, wieviel Zeit noch übrig ist. Des Weiteren kann er (für Fortgeschrittene) die Ausgewogenheit der Sprachanteile sicherstellen.

Der Sinnkeeper.
Auch das kennen wir wohl alle. Neun Teilnehmer sind in einem Meeting und schon seit zehn Minuten diskutieren zwei Personen über ein Thema, das den Rest des Teams nicht betrifft. Die Aufgabe des Sinnkeepers ist es, diese Situationen sensibel wahrzunehmen und zu unterbrechen, bzw. die Frage zu stellen, ob die Diskussion in dieser Runde Sinn macht, oder ob sich die zwei Personen besser außerhalb dieses

Meetings

abstimmen. Keine leichte Aufgabe, da sie Fingerspritzengefühl erfordert und eine gewisse Portion Mut.

Check-in und Check-out Prozess eines Meetings.

Wenn alle Teilnehmer sitzen, macht es oftmals Sinn mit einem kurzen Check-in zu starten. Eine Minute pro Person, nach einem festen Muster. Diese drei Check-in Ideen sind lediglich ein Beispiel. Schauen Sie, was für Sie und Ihr Unternehmen passt.

• Mein persönliches Ziel für dieses Meeting
• Was ich in diesem Meeting beisteuern werde
• Das größte Problem, das ich für dieses Meeting sehe

Nach diesem Kurzen Check-in jeder einzelnen Person sind alle wirklich anwesend und aufnahmebereit. Das

Meeting

kann starten. Nennen Sie noch einmal das Ziel des

Meetings

, verteilen Sie die Rollen und bearbeiten Sie gemeinsam die Agenda. Zum Ende der Besprechung macht ein kurzer Check-Out, ähnlich des Check-in Prozesses, Sinn. Schließlich schaffen wir nur Produktivität und

Wertschöpfung

und können etwas verändern, wenn wir bewusst lernen und uns weiterentwickeln. Unter diesem Aspekt könnten die folgenden Punkte, mit einer Redezeit von einer Minute pro Person, sehr viel Sinn machen.

• Wurde das Meeting Ziel erreicht. Falls nein, warum nicht?
• Was war das Beste am Meeting?
• Was war das Schlechteste an dem Meeting?

Schreiben Sie als Moderator die Ergebnisse auf und legen Sie, wenn alle Aussagen gesammelt wurden, als Gruppe ein verbessertes Vorgehen für ihr nächstes

Meeting

fest. So lernen Sie als Team und werden von

Meeting

zu

Meeting

besser und effizienter. Das ist ein Puzzleteil des agilen Arbeitens .

Kein Meeting ohne Protokoll.

Ein Protokoll sollte zu einem Meeting eine Selbstverständlichkeit sein.
WER macht WAS bis WANN.
Das klassische Format ist sicherlich für den Anfang absolut ausreichend. Falls Sie malen, zeichnen oder Post-its in Ihrem

Meeting

verwenden, erstellen Sie eine Fotodokumentation. Sofern Ihr Unternehmen bereits über ein Wissensmanagement Tool verfügt, hinterlegen Sie dort Ihr Protokoll, so ist das Wissen gesichert und zugänglich. In der Theorie gehen wir davon aus, dass die Personen, die eine Aufgabe innerhalb des Protokolls bekommen haben, diese erledigen und somit eine Bringschuld haben. Meine Erfahrung hat mir jedoch gezeigt, dass das leider oftmals nicht der Fall ist. Eine Veränderung wird es hier nicht über Nacht geben. Was Sie jedoch als Moderator oder Projektleiter tun können ist, dass Sie vorzeitig noch einmal an die Erledigung und den Abgabetermin erinnern. Das habe ich zu Anfang von Veränderungsprozessen und Umgewöhnung als kleine Hilfestellung gemacht. Das spricht jetzt (noch) nicht für ein selbstverantwortliches Miteinander in Ihrem Unternehmen, aber da möchten Sie ja schließlich hin. Da ist etwas Hilfe und Unterstützung vielleicht nicht ganz verkehrt. Da zum nächsten

Meeting

das Protokoll besprochen wird, bzw. kurz davor die Zusammenfassung zum Stand der Dinge versendet wird, kommt es eh raus, wenn Kollegen ihre Aufgaben nicht erledigt haben. Da liegt es dann am Team diese Dinge offen und ehrlich anzusprechen und gemeinsam für ein besseres Miteinander zu sorgen. Überlegen Sie sich als Gruppe, wie sie damit umgehen, wenn Aufgaben nicht erledigt wurden und Informationen nicht geflossen sind. An diesem Punkt macht es Sinn sich als Team einmal mit dem Thema

Werte als Kennzahlen

zu beschäftigen.

Zur besseren Lesbarkeit ist in diesem Text die männliche Form gewählt. Natürlich sind alle Geschlechter (m/ w/ d) gleichermaßen angesprochen.

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